32 Asamblea General Ordinaria de la Asociación Iberoamericana de Ministerios Públicos

Hay proyectos, proyectitos y proyectazos. Hay congresos, congresitos y congresazos. La 32 Asamblea General Ordinaria de la Asociación Iberoamericana de Ministerios Públicos es uno de estos últimos. No solo teníamos que organizar el evento, sino también transmitir la mejor imagen posible de España a todos los invitados.

23 fiscales generales de Iberoamérica, España y Portugal, 3 fiscales generales europeos, el ministro de Justicia y el presidente del Tribunal Constitucional se dieron cita en esta Asamblea, que se celebró en Madrid los días 28, 29 y 30 de mayo. También asistieron, entre otros, miembros de la Secretaría General Iberoamericana (SEGIB), el PAcCTO 2.0 (Programa de Asistencia contra el Crimen Transnacional Organizado), la COMJIB (Conferencia de Ministros de Justicia de los países Iberoamericanos), FIAP, Eurojust, COPOLAD o la Fiscalía Europea.

El primer día tuvo lugar la jornada inaugural en la sede de la Fiscalía Española. Los días 29 y 30 nos trasladamos al Instituto Cervantes, donde la Asamblea se desarrolló en la sala de la Cúpula. El miércoles por la tarde-noche organizamos una visita guiada al Museo Reina Sofía, seguida de una cena de gala.

Durante tres meses, y con la colaboración de la Fiscalía Española, nos encargamos de preparar este evento. Nuestro trabajo consistió en:

Ejecutar todos los trámites necesarios para el cumplimiento del RD 171 / 2004 en materia de Coordinación de Actividades Empresariales, en las diferencias plataformas de gestión documental CAE
Diseñar y producir la identidad corporativa de la Asamblea: lanyards, carpetas, libretas…
Proponer regalos corporativos para todos los asistentes.
Organizar los traslados de los asistentes desde el aeropuerto al hotel en coches privados, así como todos los desplazamientos internos durante la Asamblea mediante la contratación de autobuses.
Diseñar un sistema de acreditaciones ágil y fiable. Mediante escaletas cerradas con horarios, asistentes, miembros del staff, proveedores implicados, etc.
Coordinar el protocolo en constante comunicación con el equipo responsable de la Fiscalía General del Estado.
Organizar la seguridad tanto con escoltas privados como en colaboración con la Policía Nacional y la Guardia Civil.
Dar cobertura tanto en fotografías y video de todo el evento.
Coordinar proveedores de producción de materiales (incluyendo una trasera de 4×5 metros), audiovisuales (la Asamblea se pudo seguir por streaming privado), iluminación, catering (cóctel, café permanente, cena de gala), sillas, azafatas de protocolo, material técnico, etc.

Más de 50 personas formaron parte del staff, que tuvimos que coordinar, organizar y, por qué no decirlo, mazar durante semanas para que todo saliera como nos gusta: impecable.

Al finalizar la Asamblea, cuando se pidió un aplauso para la empresa organizadora, casi se nos saltan las lágrimas de orgullo. Días después, recibimos un correo de la Fiscalía en el que, entre otras cosas, decían: En nombre de la FGE, quisiera felicitar a CLC por vuestro excelente trabajo  que ha sido decisivo para el éxito de la Asamblea

Este trabajazo no hace más que confirmar lo que ya sabemos: Somos unas máquinas 🙂
Galicia Calidade